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Stammdaten-Management – das sollten Sie wissen

Es ist in aller Munde, doch kaum ein Unternehmen setzt es professionell um: das Stammdatenmanagement. Wir möchten Ihnen zeigen, welche Vorteile hochqualitative Stammdaten für Ihr Unternehmen bieten und welche Herausforderungen sich auf dem Weg dorthin ergeben. Doch beginnen wir mit den Grundlagen: Was verbirgt sich hinter den Begriffen Stammdaten und Stammdatenmanagement?

Was sind Stammdaten?

Geschäftsprozesse in allen Branchen sind auf Stammdaten angewiesen. Als „Herzstück“ eines Unternehmens bilden sie unter anderem die Basis für analytische Auswertungen und fundierte Entscheidungen. Doch was ist damit konkret gemeint?

  • Daten, die langfristig unverändert bleiben (Adresse, Bankverbindung) oder dauerhaft gültig sind (Geburtsdatum)
  • Informationen, die für mehrere Anwendungen oder Unternehmensbereiche relevant sind
  • Klassifizierbare Daten, die global oder lokal verwendet werden

Ziel ist es, mithilfe dieser Informationen beispielsweise Produkte, Materialien oder Kunden eindeutig zu identifizieren. Spezielle Referenzdaten unterstützen zudem die Klassifikation der jeweiligen Stammsätze. Nicht zuletzt dienen Stammdaten auch der Charakterisierung von Sachverhalten.

Überblick der wichtigsten Stammdaten-Domänen im produzierenden Gewerbe und der Logistik:

  • Artikel-/Produktstammdaten
  • Materialstammdaten
  • Kundenstammdaten
  • Lieferantenstammdaten

Der Lebenszyklus von Stammdaten folgt fast immer dem gleichen Schema:

  1. Anlage – wichtig: Mindestanforderung an die Vollständigkeit definieren
  2. Freigabe – kann bei Bedarf dazwischengeschaltet werden
  3. Benutzung und Pflege – aktualisieren, vervollständigen, korrigieren, detaillieren
  4. Archivierung – veraltete Daten müssen nicht zwingend gelöscht werden

Was ist Stammdaten-Management?

Eng verknüpft mit den Stammdaten ist das Master Data Management (MDM) – zu Deutsch: Stammdatenmanagement. Es soll eine einheitliche Sicht auf die gesammelten Informationen schaffen und die korrekten Datensätze (Golden Records) bestimmen. Außerdem hat es die Aufgabe, diese an einem Ort verfügbar zu machen (Single Point of Truth). Dazu werden die Stammsätze aus mehreren Systemquellen effektiv konsolidiert.

Im Stammdatenmanagement sind alle technologiebasierten und organisatorischen Tätigkeiten zusammengefasst, die die Qualität der Informationen unternehmensweit nachhaltig verbessern. Im Zuge dessen wird auch der Datenaustausch zwischen einzelnen Mitarbeitern und kompletten Abteilungen optimiert – selbst wenn die Verarbeitung auf verschiedenen Plattformen oder in unterschiedlichen Anwendungen stattfindet. Dafür ist eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung unabdingbar.

In der Praxis hat das Stammdatenmanagement drei wesentliche Aufgaben:

  • Liefert den systematischen Ansatz für die Datenintegration
  • Gewährleistet die konsistente Nutzung und Wiederverwendung von Daten
  • Verhindert schlechtes Datenmanagement: Dubletten, unvollständige und fehlerhafte Datensätze

Eine wichtige Grundlage, um diese Aufgaben in einem Unternehmen überhaupt erfüllen zu können, ist Data Governance. Sie regelt den firmeninternen Umgang mit (Stamm-)Daten und legt einheitliche Prozesse sowie Verantwortlichkeiten fest – für die Dateneingabe, -freigabe und -pflege.

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Herausforderungen im MDM: Produkt- und Materialstammdaten

Für eine reibungslose Produktion und funktionierende Logistikkette sind qualitative Stammdaten von Materialien und Produkten unverzichtbar. Ein typisches Beispiel sind Dubletten – also uneindeutige Daten, denn Sie:

  • lassen falsche Lagerbestände entstehen,
  • verfälschen Inventurergebnisse und
  • erzeugen hohe, unnötige Kosten.

Weitere Herausforderungen im Bereich Material- und Produktstammdaten ergeben sich unter anderem durch:

  • Falsche Dispositionsparameter (Mengen, Rabatte, Meldebestände, Losgrößen)
  • Ungeklärte Zuständigkeiten für Stammsätze
  • Fehlerhafte Artikelgruppenzuordnungen
  • Klassifizierungsprobleme

Welche Vorteile bieten hochqualitative Material- und Produktstammdaten?

Eine hohe Qualität von Stammsätzen bringt vielfältige Vorteile mit sich. Denn sie wirkt sich grundlegend positiv auf die Effizienz von Prozessen aus und sorgt unternehmensweit für Kosteneinsparungen. Dank erhöhter Datenqualität verringern sich zudem Durchlaufzeiten, Lagerbestände und Lagerhaltungskosten. Das schont wiederum die Liefertermintreue und die Liquidität. Können Bestände und Bestellmengen exakt beziffert werden, fällt außerdem die Identifikation von „Lagerleichen“ leichter. Mithilfe hochqualitativer Stammdaten in der globalen Supply Chain steigt nicht nur die Zufriedenheit von Kunden und Lieferanten. Auch das unternehmenseigene Reporting wird valider und performanter – die beste Basis auf dem Weg zur Industrie 4.0.

 

Welche Vorteile bieten hochqualitative Material- und Produktstammdaten?

Wie ergänzen sich MDM und Digitalisierung?

Ein funktionsfähiges Master Data Management ist ohne Digitalisierung nicht mehr möglich – und zugleich eine wichtige Voraussetzung dafür. Denn analoge Stammsätze in Papierform nützen niemandem etwas. Nur wer seine Daten korrekt und jederzeit abrufbereit hält, kann sie effektiv für strategische Entscheidungen heranziehen. Sollen beispielsweise Fertigungsprozesse durchgehend digitalisiert und automatisiert werden, sind gepflegte Produkt- und Materialstammdaten unverzichtbar. Weiterführend ermöglichen sie den Einsatz von Big-Data-Analytics- und Business-Intelligence-Werkzeugen.

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Zeit für Ihr MDM-Projekt?

Ob Sie ein Stammdatenmanagement-Projekt aufsetzen sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Da jedoch jedes Unternehmen mit irgendeiner Art von Stammdaten arbeitet, ist zumindest die grundlegende Beschäftigung mit dem Thema zu empfehlen.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Leidet mein Unternehmen an schlechter Datenqualität (Dubletten, unvollständige Datensätze)?
  • Scheitert die Suche nach Materialien aufgrund fehlender Systematik (Klassifikation)?
  • Fehlen klare Regelungen, wer Datensätze anlegen und pflegen darf?
  • Mangelt es an Prozessen für die abteilungsübergreifende Datenanlage und -pflege?
  • Fehlen aussagekräftige Analysen und Reportings zur Messung der Datenqualität?

Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit „ja“ beantworten können, ist Stammdatenmanagement definitiv ein Thema für Ihr Unternehmen.

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Fehler beim Stammdaten-Management

Master Data Management ist kein Selbstläufer. Das muss jedem klar sein, der ein solches Projekt in Angriff nehmen möchte. Doch es gibt noch drei weitere wichtige Gründe, warum Unternehmen regelmäßig mit ihrem Stammdatenmanagement scheitern:

MDM wird nur als Datenbereinigung verstanden

Werden Stammsätze nicht kontinuierlich gepflegt, entsteht ein sogenannter Sägezahneffekt: Durch eine konzentrierte, zyklische Bereinigung der Daten wird deren Qualität kurzfristig verbessert – nur, um schnell wieder auf das alte Niveau abzusinken. Der Grund: Die individuellen Ursachen für die mangelhafte Datenqualität werden außer Acht gelassen.

Relevanz von Prozessen wird unterschätzt

Bevor eine professionelle Master-Data-Management-Lösung eingeführt werden kann, müssen sich Unternehmen zunächst ihre eigenen Prozesse bewusst machen: Wie wird aktuell mit Stammsätzen umgegangen? Was soll zukünftig anders ablaufen? Wichtig ist es dabei, die involvierten Abteilungen zu berücksichtigen, Freigaben zu definieren und herauszufinden, welche Systeme die jeweiligen Informationen benötigen.

Klar definierte Verantwortlichkeiten fehlen

Data Governance ist „die“ Basis für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement – und sollte zu Beginn eines Projektes aufgesetzt werden. Sie regelt beispielsweise eindeutig, wer im Unternehmen Daten pflegen und verändern darf. Zudem wird darin festgelegt, wer für die Pflege spezifischer Datenfelder verantwortlich ist.

Lassen Sie uns gemeinsam diese Fehler vermeiden!

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So unterstützt Sie D&TS beim Stammdatenmanagement

Unsere Arbeit basiert auf drei Säulen, um Sie auf Ihrem Weg zu hochqualitativen Produkt- und Materialstammdaten zu begleiten:

Grundlage ist eine umfassende Beratung, an die sich unser Dataservice anschließt. Im Zuge dessen führen wir eine Datenanalyse, Dublettenprüfung, Datenkonsolidierung und -harmonisierung, Klassifizierung (ECLASS) sowie Datenattributisierung und -anreicherung durch. Um die Qualität Ihrer Stammsätze nachhaltig zu gewährleisten, unterstützen wir Sie mit der Anbindung an Produktdatenbanken und unseren Software-Lösungen.  Oder wollen Sie das Thema Stammdatenmanagement komplett Outsourcen? Auch dafür haben wir Lösungen.

Professional Workshop: Der optimale Start in Ihr Stammdaten-Projekt.

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