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Warengruppen-Management im Einkauf

Warengruppenmanagement wird allgemein als die Königsdisziplin des strategischen Einkaufs bezeichnet: Wer ein effizientes Warengruppenmanagement aufsetzt, erschließt enorme Einsparpotenziale für sein Unternehmen. Was genau sich hinter dem Begriff verbirgt, welche Herausforderungen ein Warengruppenmanagement mit sich bringt und wie Sie es nach ECLASS aufbauen können, erfahren Sie hier.

Was ist Warengruppen-Management?

Dem Warengruppenmanagement liegt die Idee zugrunde, Warengruppen als strategische Geschäftseinheiten zu führen. Demzufolge werden alle Produkte des Beschaffungsportfolios eines Unternehmens anhand gemeinsamer Merkmale in Gruppen gebündelt. Warengruppen sollen optimalerweise hierarchisch angeordnet werden, sodass eine strukturierte Ansicht über mehrere Ebenen möglich wird. Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist die Bündelung von Produkten ein essenzieller Faktor, denn nur so können gleiche oder ähnliche Produkte identifiziert und perfektioniert werden, beispielsweise für eine Produktdatenoptimierung oder einen Lieferantenabgleich.

Die Begriffe Category Management oder Materialgruppen-Management werden oft synonym zum Warengruppenmanagement verwendet.

Herausforderungen im Warengruppen-Management:

Warengruppenmanagement ist nicht so einfach wie es klingt. Es birgt mehr Herausforderungen und Stolpersteine, als viele erwarten:

  • Die richtige Auswahl von Warengruppen
  • Fehlende Kennzahlen und Messgrößen im Einkauf
  • Nicht ausreichende Transparenz in den Daten
  • Unzureichend gepflegte Stammdaten
  • Fehlende Kommunikation und Schulungen für die Anwender
  • Inhomogene ERP-Systemlandschaft
  • Manuelle Zusammenführung von Auswertungen
  • Fehlende Qualifikationen und Tools für ein durchgängiges Warengruppenmanagement
  • Keine standardisierten und durchgängigen Source-to-Contract- und Source-to-Pay-Prozesse
  • Fehlendes internes Schnittstellenmanagement

Datentransparenz als Basis für Ihr Warengruppen-Management

Damit ein strategisches, übersichtliches und ganzheitliches Warengruppenmanagement etabliert werden kann, muss zuerst einmal der Schleier gelüftet werden, der sich über die Datenfriedhöfe in den Unternehmen gelegt hat. Denn nur so können die Beschaffungsvolumina je Warengruppe, je Lieferant und je Unternehmenseinheit transparent abgerufen werden.

Da diese Daten in vielen Unternehmen nicht auf Knopfdruck abrufbar sind, müssen häufig Stammdaten von Lieferanten zuerst analysiert, harmonisiert und konsolidiert werden. Diese Vorarbeiten sind je nach Datenqualität, Prozessen und Unternehmenssoftware sehr zeit- und arbeitsintensiv. Wir von D&TS unterstützen Sie gerne bei der Optimierung Ihrer Basisdaten.

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Warengruppen-Management umsetzen

Zur Clusterung des Beschaffungsportfolios und zur Bildung von Warengruppen definieren die Unternehmen entweder eigene Warengruppenschlüssel oder greifen auf bereits vorhandene Standards wie ECLASS zurück. Letzteres hat den Vorteil, dass

  • die Warengruppenzuordnung über verschiedene Unternehmensbereiche, Länder und sogar unternehmensübergreifend einheitlich erfolgen kann.
  • bei der Verwendung von Standards Synergien genutzt werden, die klare Vorteile bieten.
  • man nichts neu entwickeln muss, denn Struktur, Merkmale, Schlagwörter, Mehrsprachigkeit und etliches mehr stehen bereits zur Verfügung.

Im Anschluss – abhängig von Angebots- und Nachfragemacht – werden Strategien für die einzelnen Warengruppen ausgearbeitet und Maßnahmen abgeleitet, die sinnvoll sind für die Erreichung der Strategieziele. Hierfür nutzen Unternehmen beispielsweise das Einkaufsschachbrett von A.T. Kearney* (siehe Bild). *https://www.kearney.com/web/the-purchasing-chessboard

Aufbau einer Warengruppenstruktur nach ECLASS

D&TS berät und unterstützt Sie beim Aufbau Ihrer Warengruppenstruktur anhand unterschiedlicher Methodiken (Textanalyse, Vorwärts- und Rückwärtsaufbau). Speziell beim Ableiten der Warengruppen aus ECLASS müssen Regeln eingehalten und allgemeine Anforderungen unternehmensspezifisch abgeleitet werden. Wir raten nach Möglichkeit:

  • Immer auf der vierten Ebene eine Klasse auswählen. Somit kann eine Verbindung von einem übergeordneten zu einem spezielleren Objekt hergestellt werden. Dieses Vorgehen bietet den großen Vorteil, dass von einer unteren auf eine höhere Klassenstufe abgeleitet werden kann (Rückwärtsaufbau – von detailliert zu grob).
  • Die ECLASS-Sammelklassen („Teile“, „Ersatzteile“, „Sonstige“) vermeiden, da sie für eine unternehmensübergreifende Anwendung nicht zielführend sind.

Werden diese Regeln nicht befolgt, dann nimmt sich das Unternehmen die Möglichkeiten, exakte Analysen zu fahren, spezifische Ausschreibungen zu realisieren und auch Lieferanten präzise auszusuchen. Wir unterstützen Sie auch dabei, die allgemeinen Anforderungen an eine Warengruppensystematik auf Ihr Unternehmen anzuwenden und zu ergänzen. Das bedeutet, dass

  • Ihre Warengruppen grundsätzlich auswertbar und ausgewogen sein müssen. Diese Anforderungen können aber im Wettbewerb der zuvor genannten Regel („vierte Ebene“) stehen. Da ECLASS teilweise auf der vierten Ebene sehr detailliert ist, entscheidet man hier u. a. aus wirtschaftlichen Gründen oder wegen einer besseren Auswertbarkeit, die Produkte bereits auf dritter oder sogar zweiter Ebene (Vorwärtsaufbau – von grob zu detailliert) zuzuordnen.
  • Ihre Warengruppen den Anspruch haben sollten, benutzerfreundlich zu sein. Hier muss die Terminologie Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt werden, denn ECLASS kann die unternehmensspezifischen Begrifflichkeiten nicht abdecken und sollte durch unternehmensspezifische Schlagwörter ergänzt/ersetzt werden. Dieser Punkt ist sehr wichtig, da schon der Anforderer die (richtige) Warengruppe in der Bestellanforderung (BANF) angeben sollte.

Diese Regeln und Anforderungen machen deutlich, dass eine hohe ECLASS-Kompetenz notwendig ist, um eine Warengruppenstruktur nach ECLASS aufzubauen.

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Unsere Empfehlung: Warengruppen rückwärts ableiten

Der wesentliche Vorteil beim Rückwärtsaufbau liegt darin, dass jeder Artikel im System bis auf die vierte Ebene klassifiziert wird. Die Warengruppenstruktur clustert die einzelnen Rubriken und es können sehr genaue SPEND-Analysen gefahren werden. Durch den Rückwärtsaufbau ist eine detaillierte und genaue Analyse der ECLASS Kategorien möglich, so dass eine optimale Warengruppenstruktur entsteht.

 

Warengruppen rückwärts ableiten

 

So unterstützt D&TS Sie beim Warengruppenmanagement

Unsere standardisierte Vorgehensweise bei der Datenoptimierung und der Einführung einer Warengruppenstruktur basiert auf den vielen Projekterfahrungen. Unsere Herangehensweise wird kontinuierlich optimiert. Sie stellt einen Projektrahmen dar, bietet erste Unterstützung und kann bei Bedarf unternehmensspezifisch angepasst werden.

1. Analyse und Konkretisierung​

Der erste und entscheidende Schritt ist die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses für Ihre branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen. Mit einer Analyse durchleuchten wir objektiv Ihren Ist-Zustand, z.B.

  • das derzeitig existierende Warengruppensystem
  • die derzeitigen Prozesse bzgl. Warengruppenfindung und Analysemethoden
  • verschlüsselte Material- und Dienstleitungsstammdaten
  • SPEND-Analyse der Freitextbestellungen

und identifizieren die gegenwärtigen Herausforderungen und Chancen. In der darauffolgenden Soll-Analyse werden die individuellen Handlungsempfehlungen für Ihr spezifisches Klassensystem (Warengruppensystem) festgelegt.

2. Datenharmonisierung

Damit ein übersichtliches Warengruppenmanagement aufgebaut werden kann, muss zuerst die nötige Transparenz in den Daten geschaffen werden. Die Aufbereitung der Stammdaten in Form einer Harmonisierung ist somit die Basis für alle weiteren Schritte. Dabei werden die relevanten Daten gebündelt und Bezeichnungen harmonisiert.

3. Aufbau Warengruppensystem (Klassensystem) und Klassifizierung

Vor der Klassifizierung werden die Regeln und Anforderungen an das Klassensystem definiert, wie bspw. Eingrenzung des Klassifikationsstandards auf bestimme Bereiche, Erweiterungen um zusätzliche Klassen, Entfernen/Erweiterung von Merkmalen und Schlagwörtern etc.

Im Anschluss klassifiziert D&TS die unterschiedlichen Materialien (Norm- und Katalogteile) nach dem Standard-Klassifikationssystem ECLASS, einer definierten unternehmensspezifischen Struktur oder einer Mischform. Für Zeichnungsteile sind unternehmensspezifische Klassen zu erarbeiten, und zwar auf Basis unterschiedlicher Methoden (nach ECLASS, nach geometrischen Ähnlichkeiten oder nach Verfahrenstechniken, z.B. Frästeil, Drehteil etc.). Bei der Klassifizierung durchlaufen die Materialien mehrere Schritte, wobei das optimale Ergebnis durch eine automatische Aufbereitung (z. B. Abgleich mit Herstellerkatalogen) und eine zusätzliche manuelle Prüfung erzielt wird.

4. Datenattributisierung und Datenanreicherung

Benötigen Sie zu den relevanten Klassen zudem Merkmale, können diese aus ECLASS übernommen werden. Außerdem liefert D&TS fertig definierte und praxisgerechte Sachmerkmalleisten. Fehlende Merkmalsinhalte können aus der ClassCOCKPIT Knowledge Database (ständig wachsende Datenbank mit Katalogen von Herstellern/Lieferanten) übernommen werden.

5. IT-gestütztes Warengruppenmanagement

D&TS bietet Software-Lösungen an, die den Aufbau der Warengruppenstruktur und den Klassifizierungsprozess unterstützen. Mit der Software ClassCOCKPIT SAP können Sie das eigene Klassifizierungssystem in SAP integrieren. Sie legen schnell und simpel Ihre Struktur in Form von Klassen und Merkmalen im SAP-System an.

    D&TS baut mit Ihnen eine Warengruppenstruktur auf – ob ECLASS oder eine unternehmensspezifische Struktur!

     

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    Warengruppenmanagement mit D&TS
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    Wissenswertes

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